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Email Vorlage

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5
On 28.01.2020
Last modified:28.01.2020

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Dabei ist es entscheidend, die richtigen Inhalte und passenden Worte zu wählen. Ein paar wichtige Grundregeln zur optimalen Betreffzeile helfen Ihnen, Ihre Öffnungsraten zu erhöhen und die Conversions zu Jeden Tag werden über Milliarden E-Mails um die Welt geschickt — viele davon sorgen bei den Empfängern allerdings für wenig Begeisterung.

Auf solche Nachrichten antwortet man Zwar ist eine Abwesenheitsnotiz ein kurzer Text, doch auch hier können sich viele Fehler einschleichen, die vermieden werden Über Outlook können Sie unkompliziert eine automatische Antwort einrichten.

Darüber hinaus lassen sich in Outlook zahlreiche Sonderregeln festlegen, beispielsweise für den Fall, dass wichtige E-Mails weitergeleitet werden sollen.

Wir erklären, wie Sie in Outlook Ob Einladungen oder Rechnungen: Im Büroalltag wie auch im Privatleben kommt es immer wieder vor, dass Sie den gleichen Inhalt an unterschiedliche Personen schicken müssen.

Wer nicht jedes Mal manuell die Adressen anpassen möchte, der nutzt eine Funktion von Word: Serienbriefe erstellen.

Anhand unserer Typologie können Sie eine realistische Kosteneinschätzung vornehmen Wie schreibe ich eine geschäftliche E-Mail? Der ursprüngliche Absender stellt eine Frage in die Runde, doch die Antwort darauf ist eigentlich nur für ihn interessant.

Überlegen Sie also jedes Mal, für wen Ihre Mail relevant ist. Sie können sich und Ihrem Kommunikationspartner sehr viel Zeit und Nerven sparen, wenn Sie auf ein ewiges Hin- und Hergeschreibe verzichten und lieber zum Telefonhörer greifen.

Es empfiehlt sich dann aber tatsächlich, nach dem Gespräch das Gesagte noch einmal in einer Mail zusammenzufassen. So sind alle auf dem gleichen Stand.

Nebensächlichkeiten : Im Büroalltag wird es schnell mal langweilig. Daher hat es sich in manchen Betrieben eingebürgert, sich gegenseitig mit lustigen Mails zu unterhalten.

Aber ob diese wirklich von den Empfängern gewünscht werden, fragen sich die Absender eher selten. Es wäre sinnvoller zu sagen, was denn so dringend ist.

Eine Bitte Lieber das Thema der Bitte nennen. Zu unserem Gespräch am vergangenen Freitag in der Lobby haben sich bei mir noch ein paar Fragen ergeben!

Die Darstellung der Betreffzeile ist besonders bei Smartphones sehr begrenzt, deshalb ist auch hier Kürze gefragt.

Wichtig ist bei solchen E-Mail-Konversationen auch, dass der Betreff geändert wird, wenn das Thema der E-Mail nicht mehr das gleiche ist.

Geht es inzwischen nicht mehr um den Sonntagsbrunch, sondern um die Verteilung der Arbeit, muss dies in der Betreffzeile geändert werden, damit auch nachträglich noch eine Zuordnung möglich ist.

Muss das sein? Es ist keine gute Idee, bereits so in die Kritik einzusteigen. Der Empfänger nimmt automatisch eine Verteidigungshaltung ein und wird Ihre Kritik gar nicht erst annehmen.

E-Mails sind aber ohnehin nicht die richtige Kommunikationsform, um Frust abzulassen. Suchen Sie für Kritik lieber das persönliche Gespräch.

Wie formell muss ich sein? Welche Titel gehören in die Anrede? Müller Sehr geehrter Herr Dr. Müller Wen soll ich zuerst nennen?

Was ist, wenn ich mir nicht sicher bin, ob der Ansprechpartner männlich oder weiblich ist? Welches Satzzeichen kommt nach der Anrede? Sehr geehrte Frau Schneider!

Vielen Dank für das nette Gespräch am vergangenen Donnerstag. Abhängig von der Situation gibt es mehrere Möglichkeiten, wie eine Einleitung aussehen kann: Hiermit möchte ich mich bei Ihnen für die ausgeschriebene Stelle in der Personalabteilung bewerben.

Hatten Sie einen schönen Urlaub? Vielen Dank für das nette Gespräch in der vergangenen Woche. Haben Sie vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.

Sachverhalte scheinen manchmal so kompliziert, dass man mindestens drei Nebensätze für sie braucht. Treffen solche Satzungetüme aber auf den Leser, muss dieser die von Ihnen sorgfältig konstruierten Verschachtelungen erst mühsam auseinandernehmen.

Im Zweifelsfall werden Leser einfach resignieren und keine Informationen aufnehmen. Greifen Sie deshalb auf einfache Satzkonstruktionen zurück.

Fettungen und Kursivierungen : Durch optische Hervorhebungen können Leser die wichtigsten Daten und Fakten schneller finden. Das funktioniert aber nur, wenn diese als Akzente eingesetzt werden.

Faustregel: Nicht mehr als eine Markierung pro Absatz. Sinnvolle Absätze : Absätze strukturieren Ihren Text. Als Regel können Sie sich merken, dass pro Absatz ungefähr drei Sätze eingeplant werden sollten.

Daten zu einem Meeting, Kosten für das anstehende Projekt, Teilnehmer des nächsten Ausflugs: Die wichtigsten Informationen sind auf einen Blick zu erkennen — auch wenn die Mail wieder geöffnet wird.

Empfänger brauchen nicht erneut den ganzen Text nach diesen Informationen zu scannen. Einfache Worte : Machen Sie es nicht noch komplizierter, als es schon ist.

Verwenden Sie bestenfalls einfache Wörter, die jeder verstehen kann. Sie können nicht davon ausgehen, dass Leser die ihnen unbekannten Wörter erst nachschlagen.

Dies gilt selbstverständlich nicht, wenn Sie mit Experten aus Ihrem Bereich kommunizieren. In solchen Situationen hilft Fachvokabular dabei, sich als Kenner der Materie zu präsentieren.

Fremdwörter sind hier auch meist deutlicher und genauer als ihre Synonyme. Gerade wenn Sie Kritik üben, ist es wichtig, dass Sie konstruktiv bleiben.

Konzentrieren Sie sich lieber darauf, was man besser machen kann, statt zu beschreiben, was schlecht läuft oder nicht funktioniert.

Verwenden Sie den Schluss, um eine Handlungsaufforderung unterzubringen oder den Empfänger mit einem positiven Gefühl aus Ihrem Text zu entlassen: Falls Sie Fragen haben, können Sie mich jederzeit telefonisch oder per E-Mail erreichen.

Ich freue mich schon jetzt darauf, Sie beim Workshop persönlich kennenzulernen. Weitere Informationen zum vorgestellten Angebot finden Sie auch auf unserer Homepage.

Ich würde mich sehr freuen, schon bald wieder von Ihnen zu hören. Ich wünsche Ihnen ein entspanntes Wochenende. Für Verpflegung ist gesorgt. Ich würde mich freuen, Sie an diesem Termin wiederzutreffen.

Was wurde in dieser E-Mail richtig gemacht? Der Betreff ist konkret und kurz. In der Einleitung wird freundlich auf das vergangene Gespräch hingewiesen.

Der Hauptteil hat mehrere Absätze, die wichtigsten Daten werden in einer Liste präsentiert. In den Schluss ist eine Handlungsaufforderung eingearbeitet.

Die Signatur ist vollständig und entspricht der Impressumspflicht. Auf einen unnötigen Anhang wurde verzichtet. E-Mail richtig schreiben: Was geht und was nicht?

Empfänger erkennen, dass Sie sich nicht ausreichend Mühe beim Schreiben gegeben haben. Falsche Anrede: Wenn Sie einen Namen falsch schreiben, das Geschlecht verwechseln oder Titel vergessen, verärgern Sie den Leser bereits, bevor er zum eigentlichen Inhalt kommt.

Anhang vergessen: Zu schnell auf Absenden gedrückt? Wenn Sie einen Anhang ankündigen und ihn dann vergessen, müssen Sie eine unangenehme zweite Nachricht hinterherschicken.

Anhang prüfen: Überprüfen Sie vor dem Abschicken, ob Sie auch wirklich die richtige Datei in der aktuellsten Version angehängt haben.

Eine emotionale Sprache kann daher schnell zu Spannungen führen. Damit erreichen Sie, dass Ihre Mailempfänger die Informationen wohlwollend aufnehmen.

Schachtelsätze: Komplizierte Satzstrukturen sorgen für Verwirrung: Informationen werden falsch verstanden oder übersehen.

Fakten können auch über Listen präsentiert werden. So sind sie einfacher aufzunehmen. Abkürzungen: Wer Abkürzungen nutzt, riskiert, dass Leser diese falsch oder gar nicht verstehen.

Im Zweifelsfall werden sie die Abkürzung einfach ignorieren.

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2 Antworten

  1. Nemi sagt:

    Sie lassen den Fehler zu. Geben Sie wir werden es besprechen.

  2. Brakora sagt:

    ist mit der vorhergehenden Phrase absolut einverstanden

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